- Dasar hukum ; Permendagri Nomor 110 Tahun 2016
BPD Setidaknya memiliki 15 buku administrasi untuk memaksimalkan kualitas kinerja. Diantaranya :
- Buku Agenda Surat Keluar,
- Buku Agenda Surat Masuk,
- Buku Ekspedisi Surat,
- Buku Data Inventaris BPD,
- Buku Laporan Keuangan BPD,
- Buku Tamu BPD,
- Buku Data Anggota BPD,
- Buku Data Kegiatan BPD,
- Buku Data Aspirasi Masyarakat,
- Buku Daftar Hadir Rapat BPD,
- Buku Notulen Rapat BPD,
- Buku Data Peraturan/Keputusan BPD,
- Buku Data Peraturan Desa,
- Buku Keputusan Musyawarah Desa, dan
- Buku Keputusan Musyawarah Perencanaan Pembangunan Desa.
Ambil Contoh ; Buku Data Aspirasi Masyarakat, buku ini memuat catatan aspirasi-aspirasi masyarakat terhadap isu atau permasalahan, dan oleh karenanya wajib ditulis oleh BPD selaku Badan dari masyarakat untuk kemudian disampaikan kepada pemerintah desa untuk mendaklanjuti aspirasi tersebut.
Dan berikut ini adalah contoh format administrasi BPD (Badan Permusyawaratan Desa)
1. FORMAT BUKU AGENDA SURAT KELUAR BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan urutan surat masuk yang diterima
Kolom 2 diisi dengan tanggal surat keluar
Kolom 3 diisi dengan nomor surat keluar
Kolom 4 diisi dengan tanggal, bulan, tahun surat keluar
Kolom 5 diisi dengan hal dan isi singkat surat keluar
Kolom 6 diisi dengan nama instansi yang dituju
Kolom 7 diisi dengan keterangan lain jika diperlukan
2.FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan urutan surat
masuk yang diterima
Kolom 2 diisi dengan tanggal surat masuk
Kolom 3 diisi dengan nomor surat masuk
Kolom 4 diisi dengan tanggal, bulan, tahun surat masuk
Kolom 5 diisi dengan nama instansi yang mengirikan surat
Kolom 6 diisi dengan hal dan isi singkat surat masuk
Kolom 7 diisi dengan keterangan lain jika diperlukan
3. FORMAT BUKU EKSPEDISI BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan surat yang dikirim
Kolom 2 diisi dengan tanggal pengiriman surat
Kolom 3 diisi dengan tanggal dan nomor surat yang dikirim
Kolom 4 diisi dengan hal dan isi singkat surat yang dikirim
Kolom 5 diisi dengan instansi yang dituju
Kolom 6 diisi dengan penjelasan atau catatan lain jika ada
4. FORMAT BUKU DATA INVENTARIS BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut
Kolom 2 diisi dengan jenis barang/bangunan inventaris
Kolom 3 s.d. 7 diisi dengan pilihan asal barang/bangunan
Kolom 8 s.d.9 diisi dengan pilihan keadaan barang/bangunan pada awalt tahun
Kolom 10 s.d.13 diisi dengan pilihan dan tanggal penghapusan
Kolom 14 s.d.15 diisi dengan pilihan keadaan barang/bangunan pada akhir tahun
Kolom 16 diisi dengan penjelasan atau catatan lain jika ada
5. FORMAT BUKU LAPORAN KEUANGAN BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut
Kolom 2 diisi dengan tanggal penerimaan atau pengeluaran uang
Kolom 3 diisi dengan uraian penerimaan atau pengeluaran uang
Kolom 4 diisi dengan angka rupiah dari jumlah penerimaan
Kolom 5 diisi dengan angka rupiah dari jumlah pengeluaran
6. FORMAT BUKU TAMU BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor urutan sesuai kedatangan tamu
Kolom 2 diisi dengan tanggal kedatangan tamu
Kolom 3 diisi dengan nama tamu
Kolom 4 diisi dengan jabatan tamu
Kolom 5 diisi dengan alamat tamu/alamat instansi tamu
Kolom 6 diisi dengan keperluan/tujuan tamu
Kolom 7 diisi dengan tanda tangan tamu
7. FORMAT BUKU DATA ANGGOTA BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor secara berurut sesuai dengan jabatan pada Badan Permusyawaratan Desa
Kolom 2 diisi dengan nama lengkap anggota
Kolom 3 diisi dengan nomor induk anggota
Kolom 4 diisi dengan jenis kelamin anggota
Kolom 5 diisi dengan tempat/kota kelahiran dan tanggal, bulan serta tahun kelahiran anggota
Kolom 6 diisi dengan agama yang dianut
Kolom 7 diisi dengan jabatan
Kolom 8 diisi dengan pendidikan formal terakhir
Kolom 9 diisi dengan nomor serta tanggal, bulan dan tahun keputusan pengangkatan
Kolom 10 diisi dengan nomor serta tanggal, bulan dan tahun keputusan pemberhentian
Kolom 11 diisi dengan penjelasan atau catatan lain jika diperlukan
8. FORMAT BUKU DATA KEGIATAN BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi berurutan sesuai dengan kegiatan BPD yang dilaksanakan
Kolom 2 diisi hari dan tanggal, bulan, tahun kegiatan
Kolom 3 diisi dengan jenis kegiatan
Kolom 4 diisi dengan personil/anggota BPD yang melaksanakan kegiatan
dimaksud
Kolom 5 diisi dengan agenda yang dilaksanakan dan apa yang dihasilkan
dari pelaksanaan kegiatan
Kolom 6 diisi dengan keterangan/informasi lain jika diperlukan
9. FORMAT BUKU DATA ASPIRASI MASYARAKAT
Cara Pengisian :
Kolom 1 disi nomor urut sesuai waktu penyampaian aspirasi
Kolom 2 diisi dengan hari/tanggal aspirasi disampaikan
Kolom 3 diisi dengan nama individu/lembaga yang menyampaikan aspirasi
Kolom 4 diisi dengan aspirasi yang disampaikan
Kolom 5 diisi dengan langkah tindak lanjut serta pihak yang diminta menindaklanjuti aspirasi
10. FORMAT BUKU DAFTAR HADIR RAPAT BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi dengan nomor urut sesuai urutan
Kolom 2 diisi dengan nama peserta rapat
Kolom 3 diisi dengan jabatan peserta rapat
Kolom 4 diisi dengan tanda tangan
Kolom 5 diisi dengan keterangan/informasi lain jika diperlukan
11. FORMAT BUKU NOTULEN RAPAT BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 dIisi dengan nomor sesuai urutan
Kolom 2 diisi dengan hari, tanggal, bulan dan tahun rapat dilaksanakan
Kolom 3 diisi dengan materi rapat
Kolom 4 diisi dengan unsur dan jumlah peserta rapat
Kolom 5 diisi dengan ringkasan pembahasan materi rapat
12. FORMAT BUKU DATA PERATURAN / KEPUTUSAN BPD
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi secara berurutan sesuai dengan nomor Peraturan/Keputusan BPD yang ditetapkan
Kolom 2 diisi dengan nomor, tanggal, bulan dan tahun Peraturan/Keputusan BPD
Kolom 3 diisi dengan judul/penamaan Peraturan/Keputusan BPD
Kolom 4 diisi secara singkat dengan materi pokok yang telah ditetapkan dengan Peraturan/Keputusan BPD
Kolom 5 diisi dengan catatan atau penjelasan lain jika diperlukan
13. FORMAT BUKU DATA PERATURAN DESA
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi secara berurutan sesuai dengan nomor urut.
Kolom 2 diisi diisi dengan nomor ,tanggal, bulan dan tahun peraturan desa ditetapkan.
Kolom 3 diisi dengan judul/penamaan peraturan desa.
Kolom 4 diisi secara singkat dengan materi pokok yang telah ditetapkan dengan Keputusan BPD.
Kolom 5 diisi dengan nomor dan tanggal keputusan BPD tentang kesepakatan atas rancangan peraturan desa.
Kolom 6 diisi dengan catatan atau penjelasan lain jika diperlukan
14. FORMAT BUKU DATA KEPUTUSAN MUSYAWARAH DESA
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi secara berurutan sesuai pelaksanaan musyawarah desa
Kolom 2 diisi dengan hari, tanggal, bulan dan tahun pelaksanaanmusyawarah desa
Kolom 3 diisi dengan judul/penamaan/hal strategis yang dimusyawarahkan
Kolom 4 diisi secara singkat dengan pokok-pokok keputusan musyawarah desa
Kolom 5 diisi dengan catatan atau penjelasan lain jika diperlukan
15. FORMAT BUKU DATA KEPUTUSAN MUSRENBANG
Cara Pengisian :
Kolom 1 diisi secara berurutan sesuai dengan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan desa
Kolom 2 diisi dengan hari, tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan desa
Kolom 3 diisi dengan pokok-pokok usulan dan atau kegiatan keputusan musyawarah perencanaan pembangunan desa
Kolom 4 diisi secara singkat dengan materi pokok yang telah ditetapkan dengan keputusan musyawarah perencanaan pembangunan desa
Kolom 5 diisi dengan catatan atau penjelasan lain jika diperlukan
Catatan :
- Silakan Download Format Admisnistrasi BPD dengan link yang sudah kami sediakan di atas.
- BPD dapat atau boleh menambahkan Buku Administrasi BPD selain yang tertera dalam dipenjelasan di atas jika diperlukan sebagai kelangkapan dan untuk memaksimalkan kinerja Badan Permusyawaratan Desa.
Post a Comment
Post a Comment